amatsuamaguri@フィリピン

フィリピンに駐在中です。ガジェット、漫画、旅行、読書、お酒が好きです。

タスク管理方法について

私のタスク管理方法です、ご参考まで。

 

まず、頭の中に思いついたtodo候補のものは、ファストーエバー、というアプリを使って、Evernoteに残していく。


Evernoteに溜まったtodoは


①すぐに処理できるものはすぐに処理

②すぐに処理できないものは、カレンダーにスケジュールとして組み込むことで、いつやるかを明確にする

③今じゃなく、将来やりたいようなtodoの場合、グーグルキープの将来やりたいことリストに移し替えておく

④買いたいもの系のtodoはAmazonほしい物リストに入れておく

⑤読みたい本系は、Amazonほしい物リストに、読みたい本のカテゴリーを作って保存しておく

⑥服で欲しいものだったら、ゾゾのお気に入りに残しておく。もしくは、ユニクロの商品だった場合、ユニクロのページのお気に入りに残しておく

Evernoteに溜まっているtodo候補の中、やらなくて良さそうなものはその時点で削除

⑧プロジェクトのようなもので、ガントチャートを作った方が良い場合は、トレロ、というアプリを使う。かつ、クローム拡張機能で、エレガント、というアプリを拡張させて、トレロ内でガントチャートを作る。


メールの処理


事前準備

outlookのメールにtoとCCを自動で振り分けるように設定

②フォルダーには、⑴1時保管と、⑵時間がかかるもの⑶ゴミ箱の三つのフォルダーを設定


メールの処理の仕方

①細切れの時間で、受信したメールを⑴1時保管か⑵ゴミ箱に区分けする。

その場合、タイトルだけを見て、基本処理するのだが、CCのメールは、思い切ってゴミ箱に処理する方向で進めておおよそ問題ない。この時点で7割から8割のメールはゴミ箱行きとなる。ゴミ箱に入ったメールも、あとで確認が必要となれば、検索すれば良いだけ。よって、思い切ってゴミ箱に移動させる勇気が大事。

②⑴1時保管にたまったメールは1日1回程度、ある程度まとまった時間を使って処理する。

すぐに処理ができなさそうなものは、⑵時間がかかるものフォルダーに入れる。もしくは、いつやるかを決めるために、カレンダーにスケジュールとして組み込む。


部下やプロジェクトメンバーへのタスクの依頼、管理について

①部下やプロジェクトメンバーにタスクを依頼する時は、outlookのタスク機能を使って依頼する。依頼するときに、期限を決めた上で依頼する。

②メールで依頼をせざるを得ない場合は、BCCにtodoistの自分用アドレスを入れた上で依頼。

③定期的に、依頼したタスクが回収されているか、outlookのタスク機能、もしくは、todoistのアプリを確認する。進捗が遅れている場合は、適宜フォローするようにする。