outlookでのメール処理方法

試行錯誤して、現在は以下のようなルール設定してメールを処理しています。色々と皆さん工夫されているかと思いますが、現時点では、こんな感じです。メールソフトはoutlookです。

Outlookは、アーカイブ移行したメールは、処理（特に検索）が重たくなるので、疑似ゴミ箱作成しておき、あとで検索できるようにしています。

メールフォルダ一覧

01 一時保管（すぐ見て処理ができないメールはここ）

02 すぐにアクションできないもの（メール処理に時間がかかるようなものはここ）

03 相手待ち（処理するのに、相手のアクションを待つ必要があるものはここ）

04 CCメール

05 TOメール

99 Trash（疑似アーカイブ）

ルール設定

TOに自分の宛先が入っているものは、05に自動で格納されるように。

CCに自分の宛先が入っているものは、04に自動で格納されるように。

メール一覧のビュー表記ですが、title、添付ファイルの有無、差出人、作成日時のみでいらないものはできるだけ表記しない設定にする。

対応方法

CCのものは、ほぼアクションが不要なので、基本はタイトルで判断し、99Trashに移動。

99Trashの移動は、ショートカットキー作成しておく。

TOのものは、必要に応じてアクションする。瞬時にアクションができないものは、01に移動。

時間があるときに、01の処理をする。01の中でも、時間がかかりそうなものは、02に保管したり、カレンダーに移して、納期を設定する。

メールで相手になにか依頼をする際、フォローが必要なものは、bccに自分を宛先に入れておき、カレンダーに移して、納期管理。

前回は、タイトルなどで必要のなさそうなものを都度、ルール設定して、自動振り分けしていましたが、ルール設定がめんどくさいので、上記くらいのシンプルなルールでメールを処理していくのが良いような気がしました。

あまり、ルール自体を複雑化しないようにすること、また、ルールは定期的にアップデートしながら、様子見しようと思います！