amatsuamaguri@フィリピン

フィリピンに駐在中です。ガジェット、漫画、旅行、読書、お酒が好きです。

仕事メールの管理方法

メールの管理方法

 

私のメールの管理方法ですが、原則として、受信トレイを空にすることを心がけています。私のメールルールは以下通りです。

 

０。まず、フォルダにTrashタイトルを作る。処理済メールはデリートするのではなく、Trashフォルダに移動させる。（また、Trashに動かすためのショートカットキーを作っておく）

１．タイトルを確認し、見る必要のないメールはTrashに。

２．見ないメールのうち、ルール機能で自動振分できそうなものは、自動振替してしまう。（そもそも、受信ボックスに入れない）

３。すぐに処理できそうなメールはすぐに処理し、処理が終わったら、Trashフォルダに。

４．すぐに処理ができなさそうなメールは一旦、一時保管に入れて、あとで処理。

５．時間がかかるメールは、「すぐにアクションできない」フォルダに入れる

６．相手のアクションを待ったうえで、処理しないといけないメールは、「相手待ちメール」に

７．依頼メールで進捗確認が必要なメールは、Bccに自分の宛先を入れ、その後、納期の日程のカレンダーに移す

８．仕事メールについては、デスクトップ通知や、スマホへの通知機能はオフにしておく。（オンにすると、メールが来るたびに、作業が中断されるため）

 

もっと、良いやり方がありましたら、ご教示ください。また、なにかご参考になること、ありましたら、幸いです。

会社のメール→読まないメールは自動振分機能でフォルダを分けて読まないこと

仕事中、タイトルだけ見て読まないと判断したメールは、昔は一応中身見てから、ゴミ箱入れていました。

 

次に、重要度の少ないメールは、読むだけ時間の無駄だと思い、タイトルだけで判断して、すぐにゴミ箱に入れていたのですが、

 

そもそも、ゴミ箱に入れる作業が無駄だと感じるようになり、

 

読まないメールで定期的に来るもの（グループアドレスで定期的に来る報告系メールや部下からのcc系）は、Outlookのルール機能で、あるタイトルは自動で読まないフォルダに振分するように設定すれば、良いのだ、と気づきました。

 

メールに作っている時間が少しでも、短縮されると良いのですが。

 

私生活含め、自分の時間を作るためにできることは、色々と試してみようと思いますが、みなさま、ルール振分機能、試してみてはいかがでしょう？

 

 

 

チームのMission/Vision/Value策定

昨年10月頃より、会社の仕事の一部として、出向者や出張者サポートメンバーを率いているのですが、今年の4月よりチームのMission/Vision/Valueを定めましたので、ご参考まで。

国籍や考え方のチームを率いるときに拠り所となるのが、Misson/Vision/Valueと思って、色んな会社様のステートメントなんかも参考にさせていただきながら、作成しました。一体感のあるチームになって、Missonを成し遂げられる組織を目指していきたいです！

 

Mission
To contribute in providing high quality support for our internal customers wherein they will be able to give their “best performance” with good motivation for the achievement of their mission.

Vision
1. To be the “No.1 team” that gives the best value to our internal customer among other affiriate of our company and Japanese company in the Philippines.

2. To be able to contribute in imparting to our internal customers the love not only for our company but also for the Philippines after visiting our company.

Value
1.Objective oriented
2.Collaborate with our "partner“
3.Manage the time as important resources
4.Enjoy any changes and challenges
5.Respect Differences

iOSのガジェットを複数持ちしている人→アプリの自動ダウンロードオフをおすすめします

私は、iPadPro9.7、iPhoneXとiPhone7plusを３台、使い分けしています。

 

メイン機のiPhoneXで色々とアプリをダウンロードして試しているのですが、iPhoneXでアプリをダウンロードすると、自動で、他ガジェットのダウンロードも始まり、めんどくさいなあ、と思っていましたが、

 

単純に、、、、自動ダウンロードの設定をオフにすれば、終わりでした。

 

メイン機に比べて、iPhone7plusとiPadProの使用用途は、限定的で、
そこまでたくさんのアプリを使っているわけではないので、自動ダウンロードが発生したら、定期的にアプリを消去して、の繰り返しだったんですが、これで解消。

 

自動ダウンロードをオフにするだけなのを、今までめんどくさがっていた自分に反省。

設定を変更させるめんどくささより、同じことを繰り返すめんどくささを少しでも、取り除く習慣を身に着けたいです。

amazon primeビデオをchormecastで観れました。

今、自宅にはリビングとベッドルームにクロームキャストを設置しています。

 

映画を見るときは、アマゾンのPrime Videoを使うことが多いのですが、Prime Videoはクロームキャストでキャストできないと勝手に思いこんでいました。

 

先ほど、ふと思ったのですが、クロームのブラウザから設定でキャストすれば、問題なくテレビでもAmazon Primeの映画が見れるのでは？

 

、、、、

 

観れました。

 

なんでこんな単純なことに気づかなかったんだろう。

 

ということで、今日はアマゾンビデオとクロームキャストのコンビネーションで朝からトイ・ストーリーはゆっくり見ます。

最近の自宅デスク事情

備忘録までに。

 

・MacBookとディスプレイ２つ。
MacBookの画面で映画を流しつつ、他のディスプレイで検索したり、オンラインショッピングしたり。映画聴くときは、Boseの360度スピーカーにBluetooth経由でつなげることが多いです。

・iPhoneXとiPadPro9.7をスタンドにたててます。
iPhoneXは、必要に応じていろんなアプリ起動させたりしています。SNSとか、MacBookで見るより、iOSの方が見やすいものがあったりするので。
iPadは、基本的にKindleで書籍や漫画を見る用途。

・iPhone7plus
chormecastとつなげて、youtube操作しています。また、音声入力するのに、使ったりもしています。youtubeで音楽聴くときは、TVにBoseの360度スピーカー繋げて聞いてます。

 

欲しいもの

・iPhone7Plus用のスタンド

・Boseの360度スピーカー（ステレオモードにしたり。複数持っていれば、いちいち、機器によって切り替えが不要なので、いくつでもほしい）

・リビング用にgooglehomeもうひとつ。（寝室にgooglehomeとchorecast繋げて、適当にyoutube見ることが多いのですが、リビング用にもう一つあっても良いようにも思っています）

・高級オフィスチェア
長い時間座っていても、大丈夫なのがほしいなあ。バランスボールとかでも良いかも。