amatsuamaguri@フィリピン

フィリピンに駐在中です。ガジェット、漫画、旅行、読書、お酒が好きです。

情報収集について

 

色々と施行錯誤していますが、インターネットでの情報収集は、以下のようにして集めています。

 

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フォローをリストを作成して、リスト毎に情報収集しています。

リストに移動したら基本はMuteにして、Home画面では、基本、何も流れないようにしていて、リスト経由でツイートをざっと眺めてます。

 

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outlookでのメール処理方法

試行錯誤して、現在は以下のようなルール設定してメールを処理しています。色々と皆さん工夫されているかと思いますが、現時点では、こんな感じです。メールソフトはoutlookです。

 

Outlookは、アーカイブ移行したメールは、処理(特に検索)が重たくなるので、疑似ゴミ箱作成しておき、あとで検索できるようにしています。

 

メールフォルダ一覧

01 一時保管(すぐ見て処理ができないメールはここ)

02 すぐにアクションできないもの(メール処理に時間がかかるようなものはここ)

03 相手待ち(処理するのに、相手のアクションを待つ必要があるものはここ)

04 CCメール

05 TOメール

99 Trash(疑似アーカイブ

 

ルール設定

TOに自分の宛先が入っているものは、05に自動で格納されるように。

CCに自分の宛先が入っているものは、04に自動で格納されるように。

メール一覧のビュー表記ですが、title、添付ファイルの有無、差出人、作成日時のみでいらないものはできるだけ表記しない設定にする。

 

対応方法

CCのものは、ほぼアクションが不要なので、基本はタイトルで判断し、99Trashに移動。

99Trashの移動は、ショートカットキー作成しておく。

TOのものは、必要に応じてアクションする。瞬時にアクションができないものは、01に移動。

時間があるときに、01の処理をする。01の中でも、時間がかかりそうなものは、02に保管したり、カレンダーに移して、納期を設定する。

メールで相手になにか依頼をする際、フォローが必要なものは、bccに自分を宛先に入れておき、カレンダーに移して、納期管理。

 

前回は、タイトルなどで必要のなさそうなものを都度、ルール設定して、自動振り分けしていましたが、ルール設定がめんどくさいので、上記くらいのシンプルなルールでメールを処理していくのが良いような気がしました。

 

あまり、ルール自体を複雑化しないようにすること、また、ルールは定期的にアップデートしながら、様子見しようと思います!

エルニド旅行写真 

 

AirSwiftでマニラ-エルニドのフライトでした。

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今回はホステルに宿泊。

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ArtCafeでのランチ。

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Nacpan Beach

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L'ASSIETTEでのディナー。

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2日目、3日目はアイランドホッピング

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Happiness Beach Barでのディナー。

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Mezzanine El Nidoでのディナー。

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メモ機能は Google Keep を使うようになりました。

iOS のnotesや Evernote なども使っているのですが、メインで使用するメモアプリは、 Google Keep になりそうです。

 

なぜかと言うと、 Google Keep だとメモからメモへ移動する時に、画面の切り替えの必要がなく、スムーズに違うメモへ移動できるのが楽です。

Google 翻訳も同じで、翻訳画面で文字を入力すれば、画面の切り替えなしで次に翻訳してくれる点が非常にスムーズです。

 

Google Keep は Chrome拡張機能もあり、 Chrome でささっとネットサーフィンしている時にメモしたい情報があれば、シームレスに Google Keep に保管できそうな気がしますので色々試してみようと思います。

 

P.S. 音声入力をスムーズにするために、フィリピンの通販サイトのLAZADAで、ヘッドセットを購入しました。ヘッドセットを購入した音声入力をすると、非常にスムーズに入力ができます。

現在は、 Google ドキュメントで音声入力をしていますが、入力精度が非常に高くて感動しています。

なので、一旦、 Google ドキュメントで下書きをして、はてなブログコピーアンドペーストし、ブログを投稿しています。

電話をするときにスマホや受話器を持たないようにしています

会社の電話は、IP電話でラップトップから電話ができます。ので、常にヘッドセットを接続しておいて、電話するときは、ヘッドセットを装着して電話をしています。

 

また、スマートフォンで電話をするときは、スマートフォンを持ちたくないので、電話をするときに、Airpodsを装着して、ハンズフリーで電話をします。

 

電話するときに、両手や片手が塞がるのが、結構不便なので、できるだけハンズフリーの環境を作っていきたいです。

ハンズフリーだと、電話しながら、電話に関連する情報をすぐに検索したり、アプリなど使って、ラップトップのデスクトップ共有ができるので、便利です。

 

Airpods着けていれば、歩きながらでも両手塞がず電話できるので、便利ですね。Airpodsは耳に着けるだけで、勝手にブルートゥース繋がるのが、またまた便利。

仕事メールの管理方法

メールの管理方法

 

私のメールの管理方法ですが、原則として、受信トレイを空にすることを心がけています。私のメールルールは以下通りです。

 

0。まず、フォルダにTrashタイトルを作る。処理済メールはデリートするのではなく、Trashフォルダに移動させる。(また、Trashに動かすためのショートカットキーを作っておく)

1.タイトルを確認し、見る必要のないメールはTrashに。

2.見ないメールのうち、ルール機能で自動振分できそうなものは、自動振替してしまう。(そもそも、受信ボックスに入れない)

3。すぐに処理できそうなメールはすぐに処理し、処理が終わったら、Trashフォルダに。

4.すぐに処理ができなさそうなメールは一旦、一時保管に入れて、あとで処理。

5.時間がかかるメールは、「すぐにアクションできない」フォルダに入れる

6.相手のアクションを待ったうえで、処理しないといけないメールは、「相手待ちメール」に

7.依頼メールで進捗確認が必要なメールは、Bccに自分の宛先を入れ、その後、納期の日程のカレンダーに移す

8.仕事メールについては、デスクトップ通知や、スマホへの通知機能はオフにしておく。(オンにすると、メールが来るたびに、作業が中断されるため)

 

もっと、良いやり方がありましたら、ご教示ください。また、なにかご参考になること、ありましたら、幸いです。

会社のメール→読まないメールは自動振分機能でフォルダを分けて読まないこと

仕事中、タイトルだけ見て読まないと判断したメールは、昔は一応中身見てから、ゴミ箱入れていました。

 

次に、重要度の少ないメールは、読むだけ時間の無駄だと思い、タイトルだけで判断して、すぐにゴミ箱に入れていたのですが、

 

そもそも、ゴミ箱に入れる作業が無駄だと感じるようになり、

 

読まないメールで定期的に来るもの(グループアドレスで定期的に来る報告系メールや部下からのcc系)は、Outlookのルール機能で、あるタイトルは自動で読まないフォルダに振分するように設定すれば、良いのだ、と気づきました。

 

メールに作っている時間が少しでも、短縮されると良いのですが。

 

私生活含め、自分の時間を作るためにできることは、色々と試してみようと思いますが、みなさま、ルール振分機能、試してみてはいかがでしょう?